domingo, 28 de abril de 2013

Treinando Redação - Sobre Os Grupos de Processo do PMBOK 4

O PMBOK divide seus processos de duas maneiras diferentes e interrelacionadas em uma matriz. Em uma das dimensões, alocam-se nove áreas de conhecimento que tratam do assunto com o qual cada processo melhor se relaciona. Por exemplo: escopo, tempo, aquisições, custo e recursos humanos. Na outra dimensão, existem os cinco grupos: iniciação, planejamento, execução, monitoramento e controle e avaliação.

Os nomes destes conjuntos podem sugerir uma identificação com o ciclo de vida de um projeto, algo que não acontece. Segundo as páginas do guia, o ciclo é divido em quatro etapas : início, organização e preparação, execução do trabalho e encerramento. O relacionamento entre grupos e fases se dá da seguinte forma: Os processos daqueles são executados para cada etapa desse.

O primeiro conjunto de processos chama-se Iniciação e possui apenas dois elementos em seu agrupamento. É utilizado para facilitar, definir e autorizar o começo de um projeto ou fase através da elaboração do termo de abertura e da identificação das partes interessadas. Relaciona-se apenas com as áreas de conhecimento responsáveis pela integração e com a comunicação do projeto.

O planejamento é o maior de todos. Com vinte processos, permeia todas as áreas de conhecimento existentes no PMBOK. Orienta o gerente nas tarefas de definição e refinamento dos objetivos do projeto. É neste grupo onde o plano de gerenciamento do projeto é criado, o escopo é definido e decomposto através da Estrutura Analítica do Projeto, as atividades são definidas, suas durações são estimadas e elas são sequenciadas de forma a desenvolver um cronograma. Os custos são estimados, os possíveis riscos são  identificados, qualificados e quantificados.

O grupo de execução é responsável  por realizar o plano do projeto integrando pessoas e outros recursos. Ou seja, deve realizar o trabalho feito anteriormente. Uma de suas características é não possuir relação com as áreas de conhecimento de escopo, tempo, custo e risco, que são mais voltadas ao planejamento. Por outro lado, para orientar e gerenciar a execução do projeto, precisa de um forte relacionamento com os recursos humanos. Neste agrupamento mobiliza-se, desenvolve-se e gerencia-se a equipe do projeto distribuindo as informações da melhor forma possível para ajudar a manter as expectativas das partes interessada sob controle garantindo a qualidade do que está sendo feito.

Enquanto acontece a execução daquilo que foi planejado, entra em cena o Monitoramento e Controle. Esse é  um grupo que mede e monitora o progresso do projeto de forma regular para identificar as variações entre o esperado e o realizado. Com base nas informações obtidas, sempre que um desvio for identificado, são tomadas ações corretivas. Para antingir os objetivos esperados, é preciso monitorar e controlar o trabalho do projeto, as mudanças de forma integrada, o cronograma, os custos, a qualidade, os riscos, administrar as aquisições e por fim, reportar todo o desempenho às partes interessadas.

Por fim, o último grupo chama-se Encerramento. É tão pequeno quanto o primeiro e reponsável por finalizar formalmente todas as atividades de um projetos ou fase conduzindo-os a um fim ordenado. O produto, serviço ou resultado final é entregue e aceito de forma documentada e os contratos de aquisições são encerrados, uma vez que não são mais necessários.